Este aviso describe cómo puede ser utilizada y divulgada su información médica y cómo puede acceder a esta información.
Revíselo con detenimiento.
Nuestro compromiso con la protección de su información de salud
Think Aksarben, LLP y/o sus filiales (“Think”) están comprometidos con la protección de su información médica. Una regulación federal, conocido como “Regla de privacidad HIPAA”, exige que proporcionemos un aviso detallado por escrito de nuestras prácticas de privacidad. Su información de salud protegida (“PHI”) es la información que lo identifica y que se relaciona con su salud o afección pasada, presente o futura, la prestación de atención médica a usted, o el pago de esa atención médica. Estamos obligados por ley a mantener la privacidad de su PHI y a darle este aviso acerca de nuestras prácticas de privacidad que explica sus derechos como nuestro paciente y cómo, cuándo y por qué podemos utilizar o divulgar su PHI.
Estamos obligados por ley a seguir las prácticas de privacidad descritas en este aviso, aunque nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad y los términos de este aviso en cualquier momento y de aplicar esos cambios a toda la PHI en nuestro poder. Si cambiamos nuestras prácticas de privacidad y los términos de este aviso, publicaremos una copia en un lugar visible de nuestra oficina, tendremos copias disponibles del aviso revisado en nuestras oficinas y le proporcionaremos una copia del aviso revisado si lo solicita. El nuevo aviso también se publicará en nuestro sitio web, www.thinkhealthcare.org.
Cómo podemos usar y divulgar su PHI
1. Tratamiento, pago y operaciones de atención de la salud. Como se describe a continuación, usaremos o divulgaremos su PHI para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención de la salud. Los siguientes ejemplos no enumeran todos los posibles usos o divulgación en una categoría.
Tratamiento: Podemos usar y divulgar su PHI para proporcionar, coordinar o administrar su atención de salud y servicios relacionados. Podemos consultar a otros proveedores de atención de la salud sobre su tratamiento y coordinar y administrar su atención de salud con otros.
Por ejemplo, podemos usar y divulgar la PHI cuando usted necesite una receta, análisis de laboratorio, rayos X u otros servicios de atención de la salud. También podemos usar y divulgar su PHI cuando lo remitimos a otro proveedor de atención de la salud. Por ejemplo, si usted es remitido a un médico especialista, podemos divulgar la PHI al médico en caso de que usted sea alérgico a algún medicamento.
Pago: Podemos utilizar y divulgar la PHI para que podamos facturar y cobrar el pago por el tratamiento que se le brindó.
Por ejemplo, podemos enviar a su compañía de seguros una factura por servicios o revelar determinada información médica a su compañía de seguro de salud para que pueda determinar si su tratamiento está cubierto conforme a los términos de su póliza de seguro médico. También podemos usar y divulgar la PHI para las actividades de facturación, gestión de reclamos y cobros.
Operaciones de atención de la salud: Podemos usar y divulgar la PHI para realizar determinadas actividades comerciales llamadas operaciones de atención de la salud.
Por ejemplo, las operaciones incluyen nuestras actividades comerciales, contables y administrativas. Estas operaciones de atención de la salud también pueden incluir el control de calidad, la revisión de utilización y la auditoría interna, tales como revisar y evaluar las habilidades, las calificaciones y el desempeño de los proveedores de atención de la salud. Si otro proveedor de atención de la salud, compañía o plan de salud obligado a cumplir el Regla de privacidad HIPAA tiene o tuvo alguna relación con usted, podemos divulgar su PHI en determinadas operaciones de atención de la salud de ese proveedor, compañía o plan de salud. Por ejemplo, las operaciones de atención de la salud pueden incluir ayudar en las actividades de cumplimiento legal de ese proveedor, compañía o plan.
2. Socios comerciales. Podemos contratar a individuos y entidades (socios comerciales) para realizar diversas funciones en nuestro nombre o para prestar determinados tipos de servicios. Para realizar estas funciones o para prestar los servicios, los socios comerciales pueden recibir, crear, mantener, usar o divulgar su PHI. Exigimos que los socios comerciales acepten por escrito los términos del contrato diseñados para salvaguardar apropiadamente su información.
3. Comunicaciones dirigidas a usted. Podemos usar o divulgar información de salud con el fin de comunicarnos con usted para informarle o recomendarle posibles opciones de tratamiento o alternativas que puedan ser de su interés o, conforme a determinadas limitaciones, para informarle sobre beneficios o servicios relacionados con la salud que pueden ser de su interés.
4. Comunicaciones con otros si usted está de acuerdo o no pone objeciones. También podemos usar o divulgar su PHI en las siguientes circunstancias. No obstante, excepto en situaciones de emergencia, le informaremos nuestra acción prevista antes de efectuar tales usos y divulgaciones y, en ese momento, le ofreceremos la oportunidad de oponerse.
Notificaciones a familiares/amigos: Podemos divulgar la PHI a sus parientes, amigos cercanos o a cualquier otra persona identificada por usted si la PHI está directamente relacionada con la participación de esa persona en su atención o el pago de su atención. Si usted no puede aceptar u oponerse a dicha divulgación, podemos divulgarla según sea necesario si determinamos que es para su propio interés con base en nuestro criterio profesional. También podemos utilizar y divulgar su información de salud con el propósito de localizar y notificar a sus parientes o amigos personales cercanos su ubicación, estado general o muerte, y a las organizaciones que estén relacionadas con esas tareas durante situaciones de desastre.
5. Otros usos y divulgaciones autorizadas por la Regla de privacidad HIPAA. Podemos usar y divulgar su PHI en las siguientes circunstancias, siempre y cuando cumplamos determinadas condiciones legales establecidas en la Regla de privacidad HIPAA.
Cuando lo exija la ley. Podemos utilizar o divulgar la PHI según lo exija la ley federal, estatal, o local si la divulgación cumple la ley y se limita a los requisitos de la ley.
Actividades de salud pública. Podemos divulgar la PHI a las autoridades de salud pública u otras personas autorizadas para llevar a cabo determinadas actividades relacionadas con la salud pública, por ejemplo:
- Para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades, o informar sobre enfermedades, lesiones, nacimientos o muerte;
- Para denunciar abuso infantil o negligencia;
- Para transmitir información sobre la calidad, seguridad o efectividad de los productos o actividades regulados por la Administración Federal de Alimentos y Medicamentos;
- Para notificar a una persona que puede haber estado expuesta a una enfermedad contagiosa con el fin de controlar quién puede estar en riesgo de contraer o propagar la enfermedad; o
- Comunicar a empleadores, en circunstancias limitadas, información relacionada principalmente con lesiones o enfermedades en el lugar de trabajo o supervisión médica en el lugar de trabajo.
Abuso, negligencia o violencia doméstica. Podemos divulgar la PHI a las autoridades gubernamentales pertinentes si creemos de forma razonable que usted (u otros) ha sido o puede ser víctima de violencia doméstica, abuso o negligencia.
Supervisión de la salud. Podemos divulgar la PHI a una agencia de supervisión de la salud para actividades de supervisión que incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones, acreditaciones y actividades disciplinarias, y otras actividades realizadas por las agencias de supervisión de la salud para monitorear el sistema de atención de la salud, los programas gubernamentales de atención de la salud y el cumplimiento de determinadas leyes.
Procedimientos legales. Podemos divulgar la PHI según lo exigido de manera expresa por una orden judicial o de tribunal administrativo, o de conformidad con la ley estatal en respuesta a citaciones, solicitudes de presentación de pruebas u otro proceso legal cuando recibamos garantías satisfactorias de que se han hecho esfuerzos para asesorarle en torno a la solicitud o para obtener una orden de protección de la información solicitada.
Aplicación de la ley. Podemos divulgar la PHI a los agentes del orden público en determinadas condiciones específicas en que la divulgación sea:
- Acerca de una presunta víctima de un delito si la persona está de acuerdo o, en circunstancias limitadas, no podamos obtener la autorización de la persona por motivo de incapacidad o emergencia;
- Para alertar a las fuerzas de seguridad de muertes que sospechamos que fue el resultado de una conducta delictiva;
- En respuesta al proceso legal autorizado o exigido por la ley;
- Para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo esencial o persona desaparecida;
- Sobre un delito o presunto delito cometido en nuestras instalaciones; o
- En respuesta a una emergencia médica que no ocurra en nuestras instalaciones, si es necesario para denunciar un delito.
Forenses, examinadores médicos o directores funerarios. Podemos divulgar la PHI de personas fallecidas a forenses, examinadores médicos o a directores funerarios para que puedan llevar a cabo sus trabajos. También podemos divulgar dicha información a directores funerarios con previsión razonable de la muerte.
Donación de órganos. Podemos divulgar la PHI a organizaciones que ayuden a adquirir, ubicar y trasplantar órganos para facilitar la donación y trasplante de órganos, ojos y tejidos.
Amenaza para la salud o la seguridad. En circunstancias limitadas, podemos divulgar la PHI cuando creamos de buena fe que la divulgación es necesaria para prevenir una amenaza grave e inminente a la salud o la seguridad de una persona o la del público.
Funciones gubernamentales especializadas. Podemos divulgar la PHI para determinadas funciones gubernamentales especializadas, tales como actividades militares y de veteranos, actividades de seguridad nacional e inteligencia, servicios de protección para el presidente y otros, determinaciones de idoneidad médica, y a determinadas instituciones correccionales o para otros propósitos de custodia de los agentes del orden público.
Revisión del cumplimiento. Estamos obligados a divulgar la PHI al secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos cuando este lo solicite para revisar nuestro cumplimiento de la Regla de privacidad HIPAA.
Indemnización por accidentes de trabajo. Podemos divulgar la PHI para cumplir las leyes relacionadas con la indemnización por accidentes de trabajo u otros programas similares.
Investigación. Podemos divulgar la PHI para fines de investigación en determinadas circunstancias limitadas para proyectos de investigación que han sido evaluados y autorizados a través de un proceso de aprobación que tenga en cuenta su necesidad de privacidad. Debemos obtener una autorización por escrito para usar y divulgar su PHI con fines de investigación excepto en situaciones en las que un proyecto de investigación cumpla los criterios específicos y detallados establecidos por la Regla de privacidad HIPAA para asegurar la privacidad de la PHI.
6. Emergencias. Podemos usar o divulgar su PHI en una situación de tratamiento de emergencia de acuerdo con las leyes y reglamentos aplicables.
7. Con su autorización por escrito. Generalmente se obtendrá su autorización por escrito antes de usar o divulgar sus notas de psicoterapia que puedan estar en nuestro poder. Las notas de psicoterapia son notas archivadas por aparte sobre sus conversaciones con un profesional de la salud mental durante una sesión de consejería; la información resumida sobre su tratamiento de salud mental no constituye notas de psicoterapia. Además, se obtendrá su autorización por escrito para usos y divulgaciones de PHI con fines de mercadeo y divulgaciones que constituyan una venta de PHI, a menos que se permitan el uso y la divulgación sin su autorización. Excepto como se describe en este aviso, todos los demás usos y divulgaciones de su PHI se harán solamente con su autorización por escrito. Si usted nos ha autorizado para utilizar o divulgar su PHI, puede revocar su autorización en cualquier momento, excepto en la medida en que hayamos actuado con base en la autorización (p. ej., usted no puede revocar con respecto a las divulgaciones que ya se han hecho).
9. Conjunto de datos limitados/mínimo necesario. La cantidad de información de salud utilizada o divulgada de conformidad con las disposiciones mencionadas anteriormente será limitada, en la medida de lo posible, a un conjunto de datos limitados, o si es necesario por parte de Think, a lo mínimo necesario para lograr el propósito previsto del uso, divulgación o solicitud, respectivamente. Think se compromete a cumplir cualquier orientación emitida en el futuro que se relacione con el uso mínimo necesario o la divulgación de la PHI.
Sus derechos en torno a su información de salud protegida
La Regla de privacidad HIPAA le da varios derechos con respecto a su PHI. Esos derechos incluyen:
1. Derecho a solicitar restricciones: Usted tiene el derecho de solicitar una restricción o limitación de la PHI que utilizamos o divulgamos sobre usted para el tratamiento, el pago u las operaciones de atención de la salud, o que divulgamos a aquellos que puedan estar relacionados con su atención o el pago de su atención. En los casos en los que ha pagado artículos o servicios para la atención de la salud mediante desembolso directo en su totalidad, debemos, a petición, restringir las divulgaciones de la PHI a su plan de salud. En todos los demás casos, mientras consideramos la solicitud de restricción de un paciente, no estamos obligados a aceptarlo. Si aceptamos su solicitud, cumpliremos su solicitud excepto según lo exija la ley o para el tratamiento de emergencia. Para solicitar restricciones, usted debe presentar su solicitud por escrito en nuestra solicitud de restricciones adicionales en el formulario de comunicación a nuestro encargado de la privacidad en la dirección que aparece en la última página de este aviso.
2. Derecho a recibir comunicaciones confidenciales: Usted tiene el derecho de solicitar recibir las comunicacionesacerca de la PHI de determinada manera o en un lugar determinado. Por ejemplo, usted puede solicitar que nos pongamos en contacto con usted en casa en vez del lugar de trabajo. Usted debe presentar su solicitud por escrito enviando nuestro Formulario de solicitud de comunicación alternativa especificando cómo le gustaría que nos comuniquemos con usted (por ejemplo, por correo ordinario a su apartado postal y no a su casa) a nuestro encargado de privacidad. Acogeremos todas las peticiones razonables.
3. Derecho a inspeccionar y copiar: Usted tiene el derecho de inspeccionar y recibir una copia de su PHI presente en nuestros registros que puede ser usada para tomar decisiones sobre su atención. Esos registros incluyen generalmente sus registros médicos y de facturación que podamos conservar, pero no incluyen notas de psicoterapia, información recolectada o preparada para un procedimiento civil, penal o administrativo, o PHI que esté sujeta a una ley que prohíbe el acceso. Para inspeccionar y copiar su PHI, usted debe hacer su solicitud en nuestro formulario de solicitud de acceso al oficial de privacidad en la dirección indicada a continuación. Si usted solicita una copia de su PHI, podremos cobrarle un honorario razonable por la copia, franqueo, mano de obra y los suministros empleados para cumplir su solicitud. Si, y únicamente, en la medida en que Think utilice o conserve su PHI en un registro electrónico de salud (“EHR”), a partir de la fecha exigida por la Ley de tecnologías de información médica para salud clínica y económica (“Hitech Act”), Think le proporcionará una copia de su PHI en formato electrónico y, a petición suya, transmitirá dicha copia directamente a una entidad o persona nombrada por usted, siempre que dicho nombramiento sea claro, evidente y específico. Podemos cobrarle una tarifa por brindar su PHI de forma electrónica equivalente a nuestros costos incurridos de mano de obra para responder a su solicitud. Podemos denegar su solicitud de inspeccionar y copiar la PHI solo en circunstancias limitadas y, en algunos casos, la denegación de acceso podrá revisarse.
4. Derecho a hacer modificaciones: Si usted considera que la información médica que tenemos sobre usted es incorrecta o está incompleta, puede pedirnos que modifiquemos la información durante el tiempo que dicha información sea conservada por o para nosotros. Usted debe presentar su solicitud de modificación por escrito en nuestra solicitud de modificaciones del formulario de información del paciente a nuestro encargado de privacidad y darnos una razón para su solicitud. Podemos denegar su solicitud en determinados casos. Si su solicitud es denegada, usted puede presentar una declaración escrita en la que manifieste su desacuerdo con el rechazo, la que archivaremos y distribuiremos con todas las futuras divulgaciones de la información con la que se relaciona.
5. Derecho a recibir un recuento de las divulgaciones: Usted tiene el derecho de solicitar una lista de determinadas divulgaciones de PHI realizadas por nosotros durante un período determinado de hasta seis años antes de la solicitud, excepto las divulgaciones: (i) para el tratamiento, pago u operaciones de atención de la salud, salvo que, a partir de la fecha exigida por la Ley HITECH y solo en la medida en que Think use o conserve un EHR suyo, dichas divulgaciones se hacen a través de su EHR (en cuyo caso la lista de divulgaciones se limitará a aquellas hechas en los tres años previos a la fecha de su solicitud, sujeto a determinadas restricciones); (ii) hechas a usted; (iii) a las personas relacionadas con su atención o con el propósito de notificar a su familia o amigos acerca de su paradero; (iv) para fines de seguridad nacional o de inteligencia; (v) hechas conforme a su autorización escrita; (vi) relacionadas con otro uso o divulgación permitidos; (vii) para determinados propósitos de notificación (incluidos los propósitos de seguridad nacional, inteligencia, penales y de aplicación de la ley); o (viii) hechas antes del 6 de julio del 2015. Si desea hacer dicha solicitud, comuníquese con nuestro responsable de privacidad. El primer recuento que usted solicite en un período de 12 meses será gratuito, pero podremos cobrarle nuestros costos razonables por proporcionar listas adicionales en el mismo período de 12 meses. Le informaremos sobre esos costos, y usted puede optar por cancelar su solicitud en cualquier momento antes de incurrir en los costos.
6. Derecho a recibir una copia impresa de este aviso: Usted tiene el derecho de recibir una copia impresa de este aviso en cualquier momento. Usted tiene derecho a recibir una copia impresa de este aviso incluso si ha aceptado previamente recibir este aviso de forma electrónica. Para obtener una copia impresa de este aviso, comuníquese con nuestro encargado de privacidad.
7. El derecho a ser notificado de una filtración de la PHI no protegida: Estamos obligados por ley a mantener la privacidad de su PHI y a notificarle si se produce una filtración de su PHI no protegida.
Quejas
Si usted cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja dirigida a nosotros o al secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. Para presentar una queja en nuestra oficina, comuníquese con nuestro encargado de privacidad. No tomaremos medidas ni represalias contra usted de ninguna manera por presentar quejas.
Preguntas
Si tiene alguna pregunta o necesita información adicional acerca de este aviso, comuníquese con nuestro encargado de privacidad.
Encargado de privacidad
Puede comunicarse con nuestro encargado de privacidad en la siguiente dirección y número de teléfono:
Compliance Officer
7100 West Center Road
Omaha, NE 68106
compliance@thinkhealthcare.org
Fecha de vigencia: El formato de este aviso se publicó y entró en vigencia por primera vez el 6 de julio de 2015.